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Im Rahmen der Pflichtexemplargesetzgebung für das Land Baden-Württemberg sind Publikationen aus Baden-Württemberg ablieferungspflichtig. Die BLB und die WLB sammeln und erschließen die in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich erscheinenden Publikationen. Die BLB ist verantwortlich für die Regierungsbezirke Karlsruhe und Freiburg, die WLB ist verantwortlich für die Regierungsbezirke Stuttgart und Tübingen.
Aus der Ablieferungspflicht ergibt sich der Auftrag, die abgelieferten und in den Bestand aufgenommenen Publikationen dauerhaft zu erhalten. Die Erhaltungsverpflichtung wird in Feld 4233 der Verbunddatenbank eingetragen. Damit ist der überregionale Nachweis der jeweiligen Publikation als Pflicht=Archivexemplar verbunden. Dieser Kennzeichnungspflicht kommen seit dem Zugangsjahr 2020 bundesweit alle regionalen Pflichtexemplarbibliotheken laufend nach. Die retrospektive Erfassung ist in den einzelnen Bundesländern aufgrund technischer bzw. organisatorischer Umstände noch unterschiedlich weit vorangeschritten. Ziel ist die für eine kooperative Bestandserhaltung unerlässliche Kennzeichnung des Pflichtexemplars als des bundesweit auf verteilter Rechtsgrundlage abrufbaren Archivexemplars.
In ihren Bundesweiten Handlungsempfehlungen von 2015
empfiehlt die KEK, für die Sicherung des gedruckten Schrifttums ab 1851 zunächst
die Pflichtexemplarbibliotheken nach heutigen Zuständigkeiten in den Ländern
in Anspruch zu nehmen. Sie sollen unabhängig von historisch tatsächlich gegebenen
Pflichtexemplarregelungen für die in ihrem heutigen Verantwortungsbereich
publizierten Drucke eine Erhaltungsverpflichtung eingehen. Damit wäre
jeweils ein Exemplar der Mehrfachüberlieferung gedruckten Schrifttums im Bundesgebiet
als das prioritär zu erhaltende Archivexemplar identifiziert und zwar
in der Regel dasjenige, das aufgrund einer Rechtsverpflichtung ohnehin aufzubewahren
ist. Das KEK-Projekt Einheitlicher Nachweis hat 2016–2018 ein Datenmodell
für das PICA-Feld 4233 erarbeitet, das eine Struktur für die Dokumentation
von Archivierungsabsprachen bereitstellt und die kooperative Bestandserhaltung
überhaupt erst ermöglicht. Die Badische Landesbibliothek hat im überregionalen
Gesamtsystem der Überlieferungsbildung und -sicherung ihre Verpflichtung bei
den monographischen Titeln und den laufenden Periodika inzwischen eingelöst.
Im Rahmen des Landesprojekts bwLastCopies wurden 549.796 badische Pflichttitel
aus dem Zeitraum 1851–2020 – davon 80 Prozent im BLB-eigenen Bestand
und 20 Prozent in den Beständen anderer Bibliotheken des Landes Baden-Württemberg – im K10plus mit einer Erhaltungsgarantie markiert und damit für die
Zukunft gesichert.
Die Regionalbibliotheken Deutschlands sind ein wichtiger
Akteur bei der Sicherung der textlichen Überlieferung. Sie haben sich daher dazu
verpflichtet, Bestandserhaltungsmaßnahmen und Archivierungsgarantien zu
übernehmen und in den Verbundsystemen zu dokumentieren. Dies erfolgt, nach
den Vorgaben eines neuen Datenmodells, im Feld 4233 des PICA-Internformats
bzw. im Feld 583 des MARC-Austauschformats. Die Badische Landesbibliothek
berichtet in diesem Aufsatz über erste Anwendungen bei der Massenentsäuerung regionaler Literatur, bei der Kennzeichnung physischer und elektronischer
Pflichtexemplare und bei der digitalen Langzeitarchivierung.