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Öffentliche Archive verwahren vor allem Unterlagen, die sie von der Verwaltung ihres Trägers bei Aktenaussonderungen
erhalten haben. Neben der schriftlichen Überlieferung ihres Trägers übernehmen die Archive aber auch weitere Unterlagen
von bleibendem Wert, soweit sie in das Sammlungsprofil passen. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Gemeindearchiv nur
ortsgeschichtlich interessante Dokumente übernimmt, während eine überörtliche Überlieferung eher für die Kreis- oder
Landesarchive interessant wird. Durch die Übernahme solcher „hausfremden“ Archivalien sollen vor allem Überlieferungslücken geschlossen und vorhandene Archivbestände ergänzt werden. So können Akten von privaten Personen oder Vereinen weitere interessante Informationen zur Orts- und Kreisgeschichte enthalten, die man in Behördenakten nicht ohne weiteres finden würde.
Der Neckar-Odenwald-Kreis richtete im Oktober 1999 ein eigenes Archiv ein. Mit dem Aufbau des Kreisarchivs, das organisatorisch zum Fachbereich Kreisentwicklung des Landratsamtes in Mosbach gehört, endete die „archivlose" Zeit des Kreises. Es konnte damit begonnen werden, die archivwürdigen Unterlagen der unteren staatlichen Verwaltungsbehörde sowie
der kommunalen Selbstverwaltung aus der Zentralregistratur und den Sachgebietsregistraturen des Landratsamtes in das nahe Kreisarchiv zu überführen statt wie bisher in das bis dato zuständige Generallandesarchiv in Karlsruhe. Zeitgleich mit dem Beginn des Archivaufbaus wurde Diplom-Archivar (FH) Alexander Rantasa als Kreisarchivar eingestellt. Als Facharchivar mit Marburger Ausbildung übernahm er die Leitung des neuen Kreisarchivs. Zwei Mitarbeiterinnen in Vollzeit bzw. Teilzeit sind ebenfalls im Archiv beschäftigt.
Das Archiv des Ortenaukreises ist – verglichen mit anderen kommunalen Archiven – noch ein junges Archiv. Bis Anfang der 80er Jahre verfügte der Ortenaukreis weder über einen eigenen Archivar, noch über eigene Archivräume. Die Verwaltung der Altakten des Ortenaukreises und seiner Vorgänger erfolgte durch die Zentralregistratur des Hauses. Eine Aufarbeitung und Benutzung der Altakten war kaum möglich. Erst mit der Schaffung der Stelle eines Kreisarchivars wurde die Grundlage zur Schaffung eines Kreisarchivs gelegt. Am 1. April 1983 trat Kreisarchivar Dr. Dieter Kauß seinen Dienst in Offenburg an. Er übernahm dabei mit der Leitung des Kreisarchivs auch die Leitung des Schwarzwälder Freilichtmuseums in Gutach, welches 1964 vom Landkreis Wolfach aufgebaut und 1973 vom Ortenaukreis übernommen worden war.